Privacyverklaring Kwintessens

Kwintessens B.V., gevestigd te Berkenweg 11, 3818 LA Amersfoort, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. Wij verwerken deze gegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• klanten en abonnees;
• bezoekers van onze websites;
• ontvangers van onze nieuwsbrieven;
• deelnemers aan trainingen, workshops, webinars en andere (online) bijeenkomsten;
• personen die contact met ons opnemen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik dat je van onze diensten maakt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam en adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• betaal- en factuurgegevens;
• bestel-, abonnements- en deelnemersgegevens;
• IP-adres en andere online identificatoren (bij websitebezoek).

3. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Abonnementen, bestellingen en diensten

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens om abonnementen af te sluiten, bestellingen te verwerken en producten of diensten aan je te leveren.

Dit is nodig om de afspraken na te komen die wij met jou maken wanneer je klant of abonnee wordt.

Administratie en facturatie

Wij gebruiken persoonsgegevens voor onze administratie, het opstellen van facturen en het voldoen aan fiscale verplichtingen.

Dit doen wij omdat wij hier wettelijk toe verplicht zijn.

Relatiebeheer en klantenservice

Wij gebruiken je contactgegevens om vragen te beantwoorden, ondersteuning te bieden en contact te onderhouden over bestaande producten of diensten.

Wij hebben hier een gerechtvaardigd belang bij, namelijk het goed onderhouden van onze klantrelatie en dienstverlening.

Marketing en communicatie

Nieuwsbrieven

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij je e-mailadres (en eventueel je naam) om deze te versturen.

Dit doen wij alleen omdat je ons hiervoor toestemming hebt gegeven.

Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

Informatie over vergelijkbare producten of diensten

Als je klant bij ons bent, kunnen wij je informeren over vergelijkbare producten of diensten.

Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze bestaande klanten te informeren over producten en diensten die aansluiten bij eerdere aankopen of afgenomen diensten. Daarbij houden wij rekening met jouw privacybelangen en versturen wij alleen communicatie die relevant voor je is.

Je kunt hier op elk moment bezwaar tegen maken.

Contact via formulieren, e-mail of telefoon

Wanneer je contact met ons opneemt, gebruiken wij de gegevens die je verstrekt om je vraag of verzoek te behandelen.

Dit is nodig om op jouw verzoek te kunnen reageren.

Deelname aan acties, enquêtes en onderzoeken

Wanneer je deelneemt aan een actie, enquête of onderzoek, gebruiken wij je gegevens om de actie uit te voeren en je – indien van toepassing – te informeren over de uitkomst.

Dit doen wij omdat je hier vrijwillig aan deelneemt en ons hiervoor toestemming geeft.

Websitegebruik en analyse

Wij gebruiken persoonsgegevens om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om deze te verbeteren.

Dit doen wij alleen als je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner (Cookiebot).

Digitale leermiddelen

Wanneer je gebruikmaakt van digitale leermiddelen of platforms die bij onze diensten horen, verwerken wij persoonsgegevens om toegang te verlenen en het gebruik mogelijk te maken.

Dit is nodig om deze digitale dienstverlening aan te bieden.

Voor specifieke informatie hierover verwijzen wij naar de privacyverklaring digitale leermiddelen.

4. Nieuwsbrieven en e-maildiensten

Voor het verzenden van nieuwsbrieven maken wij gebruik van Mailchimp, een e-mailmarketingdienst.

Mailchimp verwerkt persoonsgegevens namens ons en mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor het verzenden van onze nieuwsbrieven.

Met Mailchimp hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens.

Mailchimp kan persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

5. Cookies en websiteanalyse

Wij maken gebruik van Google Analytics 4 en Google Tag Manager om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze te verbeteren.

Daarbij gebruiken wij Google Consent Mode. Dit betekent dat Google Analytics en eventuele andere Google-diensten pas volledig worden geactiveerd nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner (Cookiebot).

Als je geen toestemming geeft, worden er geen analytische of marketingcookies geplaatst en vindt er geen volledige gebruikersanalyse plaats. In dat geval kan Google uitsluitend beperkte, cookieloze signalen verwerken om het algemene functioneren van de website te meten, zonder dat jij daarbij direct identificeerbaar bent.

Wij hebben Google Analytics zo ingesteld dat IP-adressen worden geanonimiseerd en dat gegevens maximaal 14 maanden worden bewaard. De verzamelde gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden zonder jouw toestemming.

6. Delen van persoonsgegevens met anderen

Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet en stellen deze niet beschikbaar aan anderen voor hun eigen doeleinden.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die ons ondersteunen bij onze dienstverlening. Hieronder vallen onder andere:

• Mailchimp (voor het verzenden van nieuwsbrieven);
• Google (voor websiteanalyse via Google Analytics en Google Tag Manager);
• hosting- en IT-dienstverleners;
• cookie- en analyseplatforms;
• fulfilmentpartijen.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens namens ons en mogen deze uitsluitend gebruiken volgens onze instructies. Met hen hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Wanneer wij samenwerken met partijen die zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens (zoals betaal- of verzenddiensten), verwerken zij jouw gegevens op basis van hun eigen privacyverklaring.

7. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze dienstverleners, waaronder Google en Mailchimp, verwerken persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals in de Verenigde Staten.
In die gevallen zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• financiële en factuurgegevens: 7 jaar;
• abonnements- en klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt en daarna maximaal 5 jaar;
• nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt;
• contactverzoeken: maximaal 14 maanden; 
• websiteanalysegegevens: maximaal 14 maanden.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatige verwerking.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in je persoonsgegevens; 
• persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen; 
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te beperken; 
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je persoonsgegevens over te laten dragen;
• je toestemming in te trekken (indien van toepassing).

Je kunt hiervoor contact met ons opnemen via privacy@kwintessens.nl.

11. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens, dan kun je contact met ons opnemen.

Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

Amersfoort, 1 maart 2026